Cuando llamas a un número de teléfono comercial, a menudo te saludan con un saludo de correo de voz automatizado que te guía a través del directorio telefónico y los siguientes pasos.
Estos saludos de correo de voz hacen que su pequeña empresa parezca profesional y pueden ayudar a aumentar las ventas, así como a aumentar la satisfacción del cliente.
En este artículo, le mostraremos cómo configurar un saludo de correo de voz para su tienda en línea, negocio o blog. También le mostraremos los mejores ejemplos de saludos de correo de voz que puede usar como plantilla.
¿Por qué el saludo de correo de voz es importante para su negocio?
Más del 88% de las búsquedas locales en dispositivos móviles terminan en una llamada telefónica. Principalmente gracias a los ingeniosos botones de hacer clic para llamar que aparecen en los resultados de búsqueda locales de Google.
Para muchas pequeñas empresas, es posible que no sea posible responder a todas las llamadas de inmediato. A veces, los clientes pueden llamar después del horario comercial y es posible que usted esté ocupado o no tenga personal disponible en ese momento.
Aquí es donde entra su saludo de correo de voz.
Para muchos clientes, este será su primer contacto con su empresa. No configurar un saludo de correo de voz puede hacer que pierda un cliente para su competidor.
Por otro lado, no recibir correctamente el saludo del buzón de voz también puede tener graves consecuencias. Los clientes pueden colgar, no hacer un seguimiento o simplemente comunicarse con sus competidores.
Dicho esto, echemos un vistazo a cómo configurar correctamente el saludo de correo de voz para su negocio en línea.
La mejor manera de configurar un saludo de correo de voz
Normalmente, los propietarios de pequeñas empresas utilizan un número de teléfono fijo o móvil para gestionar las llamadas. Si bien puede hacer el trabajo, no le permiten administrar adecuadamente las llamadas comerciales ni configurar un saludo de correo de voz automatizado efectivo.
La mejor manera de administrar las llamadas comerciales es mediante el uso de un servicio telefónico comercial. Muchas pequeñas empresas utilizan un número de teléfono comercial virtual porque les permite administrar eficazmente las llamadas comerciales sin sacrificar su privacidad.
A diferencia de un número de teléfono fijo o móvil, utiliza Internet para administrar las llamadas. El término oficial para esta tecnología se denomina servicio telefónico VoIP empresarial (Voice over Internet Protocol).
El uso de un servicio telefónico comercial le brinda las siguientes ventajas sobre el teléfono fijo y el móvil.
- Puede configurar su horario comercial y grabar diferentes saludos de voz para que se reproduzcan según la hora del día.
- Puede configurar un asistente automático, agregar extensiones para enrutar las llamadas, permitir que los usuarios dejen un mensaje de voz y más.
- Funciona en su computadora, tableta, teléfono de escritorio e incluso en su teléfono móvil mediante aplicaciones.
- Varios usuarios pueden utilizar el mismo número de teléfono independientemente de su ubicación.
- Puede dar acceso fácilmente a nuevos empleados sin llamar a un técnico o comprar nuevos equipos.
Recomendamos utilizar Nextiva porque es el mejor proveedor de servicios telefónicos para empresas del mercado. Ofrecen un conjunto completo de funciones con un panel de administración basado en web y aplicaciones fáciles de usar para su teléfono.
Usamos Nextiva en nuestro negocio para administrar llamadas para adrimadiseño y otros Motivo impresionante propiedades.
Si desea una solución diferente, eche un vistazo a RingCentral. Es otro gran servicio telefónico para empresas. Ofrecen una plataforma increíblemente rica en funciones, con muchas herramientas para administrar saludos de voz, asistentes automáticos, mensajes de voz, transcripciones de llamadas y más.
Una vez que haya configurado un servicio telefónico comercial, puede configurar saludos de voz usando sus configuraciones fáciles de seguir.
Ejemplos de saludos de voz para empresas
Existen algunas reglas básicas que debe seguir para crear los saludos de correo de voz más efectivos.
- Evite clichés como “Su llamada es importante para nosotros”, ya que se usan en exceso y ya no se sienten sinceros.
- Asegúrese de que la grabación de su correo de voz suene amigable y personal.
- Trate de no sonar como si estuviera leyendo un guión.
- Si puede, contrate a un artista de voz para que lo ayude a grabar los saludos del correo de voz. Incluso puedes encontrar a alguien en Fiverr.
- Asegúrese de que su correo de voz proporcione información importante como el nombre de la empresa, el horario comercial y la información de contacto.
A continuación se muestran algunas plantillas de saludo de correo de voz que puede utilizar para su negocio.
Ejemplos de saludo de correo de voz fuera de horario
Este saludo de correo de voz se reproducirá cuando los clientes lo llamen después del horario comercial o durante los fines de semana. Asegúrese de que este saludo de correo de voz informe a los usuarios sobre el horario de oficina, las formas alternativas de comunicarse con el servicio al cliente o la ubicación de la tienda.
“Hola, has llegado [business name]. Estamos disponibles por teléfono desde [9 am] a [6 pm] [PST] De lunes a viernes. También puede utilizar el formulario de contacto de nuestro sitio web, [www.example.com] para dejarnos un mensaje y nos comunicaremos con usted por correo electrónico. Si desea que le devolvamos la llamada, deje su nombre y número junto con un mensaje corto, y nuestro equipo se comunicará con usted lo antes posible “.
“Hola, has llegado [business name]. Actualmente no podemos responder a su llamada. Nuestro horario de oficina es [business hours] De lunes a viernes. Nuestra tienda en [store location] permanece abierto para los clientes durante los fines de semana. También puede contactarnos a través del chat en vivo en nuestro sitio web [www.example.com] [24 hours a day 7 days a week]. Si no es urgente y desea que le devolvamos la llamada, deje su nombre y número después del pitido “.
Como puede ver, ambos ejemplos brindan información importante y ofrecen a los clientes formas alternativas de contacto a través del chat en vivo o el formulario de contacto.
Ejemplos de saludo de correo de voz de vacaciones
Estos mensajes de bienvenida se pueden grabar durante las vacaciones.
“Hola, has llegado [business name]. Nuestro equipo se encuentra actualmente fuera de la oficina para pasar unas vacaciones con amigos y familiares. Volveremos a trabajar en [day and time]. Déjenos su nombre y número y nos comunicaremos con usted lo antes posible. [Happy Holidays (or suitable greeting for that holiday)]”.
“¡Felices vacaciones! Nuestro equipo en [business name] está lejos hasta [date]. Si es un cliente existente, aún puede abrir un ticket de soporte en nuestro sitio web, intentaremos comunicarnos con usted dentro de las próximas 24 horas. También puede contactarnos a través de chat en vivo o formulario de contacto en nuestro sitio web [www.example.com]. Si no es urgente, puede dejarnos su nombre y número después del bip. Nosotros le devolveremos la llamada tan pronto como sea posible.”
“Hola, has llegado [company name]. Estamos cerrados por (nombre del día festivo) y volveremos a trabajar en [date and time]. Si necesita una respuesta urgente, puede enviarnos un correo electrónico a (email_address), intentaremos responder a todos los correos electrónicos dentro de las 24 horas. También puedes dejarnos un mensaje y nos pondremos en contacto contigo después de las vacaciones (Feliz Año Nuevo / Fiesta) ”.
Como puede ver, estos saludos de correo de voz brindan a los clientes la mayor cantidad de información posible. Estos saludos también garantizan que los clientes sepan cómo obtener una respuesta más rápida utilizando métodos de contacto alternativos durante las vacaciones.
Ejemplos de saludo de correo de voz ausente / ocupado
Si está ocupado, ausente o con poco personal y no puede responder las llamadas de los clientes de inmediato, puede usar estos saludos como ejemplo.
“Hola, has llegado [business name], no podemos atender su llamada en este momento, pero nos encantaría devolverle la llamada lo antes posible. Déjenos su nombre y número después del pitido “.
“Hola, actualmente estamos lejos del teléfono. Si no es demasiado urgente, puede enviarnos un correo electrónico a (dirección de correo electrónico). De lo contrario, deje su nombre y número después del pitido y le devolveremos la llamada de inmediato “.
Si es la única persona que responde a las llamadas, puede convertirlo en un saludo personal de correo de voz.
“Hola, te has comunicado con (Tu nombre). Actualmente no puedo contestar el teléfono. Puede enviarme un correo electrónico a (dirección de correo electrónico) o puede dejar su nombre y número después del pitido y le devolveré la llamada lo antes posible “.
Pruebe y mejore sus saludos de correo de voz
Otra gran razón para utilizar un servicio telefónico profesional es que puede rastrear todas sus llamadas y ver informes detallados sobre ellas. Por ejemplo, así es como se ve la página de análisis de llamadas de Nextiva.
Debería realizar un seguimiento de cuántos usuarios escuchan cada saludo de correo de voz y cómo respondieron. Los saludos de correo de voz con una puntuación más alta de clientes que dejan un mensaje funcionan de manera eficiente.
Los mensajes de correo de voz que ni siquiera se escuchan por completo son un fracaso.
Recomendamos probar diferentes saludos de correo de voz para encontrar el equilibrio perfecto. Actualizar periódicamente el saludo de su correo de voz también puede ayudarlo a llenar los vacíos de comunicación que ni siquiera sabía que existían.
Seguimiento de sus mensajes de correo de voz
Ahora que ha configurado un saludo de correo de voz equilibrado, informativo y amigable, el siguiente paso es aún más crucial.
¿Qué sucede después de que un cliente te deja un mensaje de voz?
Si está utilizando un sistema telefónico profesional para empresas, podrá rastrear y responder fácilmente esos mensajes.
Asegúrese de que usted y su personal estén igualmente bien preparados para un seguimiento rápido. Una devolución de llamada rápida contribuye en gran medida a fortalecer las relaciones comerciales y cerrar las ventas.
Esperamos que este artículo le haya ayudado a aprender a configurar el saludo de correo de voz para su negocio en línea. Es posible que también desee ver nuestra guía sobre cómo crear un boletín informativo por correo electrónico para su empresa.
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